Prosedur dan Instruksi Kerja

---------------------------

Tujuan Pembelajaran

Murid memiliki kemampuan menerapkan prosedur dan instruksi kerja dengan sistematis

Pemantik

Dalam dunia kerja dan organisasi, setiap kegiatan perlu dilaksanakan secara terarah, aman, dan efisien. Untuk mencapai hal tersebut, diperlukan prosedur dan instruksi kerja sebagai pedoman tertulis agar setiap pekerjaan dilakukan dengan cara yang benar, konsisten, dan sesuai standar yang telah ditetapkan.

Uraian Materi

1. Pengertian Prosedur dan Instruksi Kerja

Prosedur adalah serangkaian langkah atau tahapan kerja yang saling berkaitan dan disusun secara sistematis untuk menyelesaikan suatu kegiatan atau pekerjaan tertentu.

Instruksi kerja adalah petunjuk teknis yang lebih rinci dan spesifik tentang cara melaksanakan suatu pekerjaan atau langkah dalam prosedur.

2. Ciri - Ciri Prosedur dan Instruksi Kerja

Terdapat beberapa ciri-ciri dari prosedur, antara lain:

• Disusun secara berurutan dan logis.

• Memiliki tujuan yang jelas.

• Bersifat umum dan dapat diterapkan oleh lebih dari satu pihak.

• Menjadi pedoman pelaksanaan suatu kegiatan.

Berikut ciri-ciri dari instruksi kerja:

• Bersifat sangat rinci dan detail.

• Mengacu pada satu tugas atau aktivitas tertentu.

• Ditujukan kepada pelaksana kerja secara langsung.

• Mudah dipahami dan dilaksanakan.

3. Contoh Prosedur dan Instruksi Kerja

Penerapan prosedur kerja, seperti penerimaan tamu resmi, prosedur penyelenggaraan rapat, prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar.

Contoh penerapan prosedur penerimaan tamu resmi

• Mempersiapkan daftar tamu.

• Menyiapkan ruang penerimaan.

• Menugaskan petugas penerima tamu.

• Menerima dan mengarahkan tamu.

• Melaporkan kedatangan tamu kepada pimpinan.

Penerapan instruksi kerja, seperti cara menerima tamu VIP, instruksi penataan tempat duduk undangan, instruksi penggunaan peralatan rapat.

Contoh instruksi menerima tamu resmi:

• Petugas berdiri di area pintu masuk.

• Menyapa tamu dengan sopan dan ramah.

• Menanyakan identitas dan tujuan tamu.

• Mencatat tamu dalam buku tamu.

• Mengantar tamu ke ruang yang telah disediakan.

4. Tujuan dan Manfaat Prosedur dan Instruksi Kerja

Tujuan dari prosedur dan instruksi kerja antara lain:

• Menyeragamkan cara kerja.

• Mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan pekerjaan.

• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja.

• Menjamin kualitas hasil kerja.

• Menjadi acuan evaluasi kinerja.

Manfaat dari prosedur dan instruksi kerja antara lain:

• Pekerjaan lebih terstruktur dan terkontrol.

• Memudahkan pegawai baru dalam memahami tugas.

• Mendukung profesionalisme kerja.

• Meminimalkan risiko dan kesalahan kerja.

5. Unsur - Unsur Prosedur dan Instruksi Kerja

Unsur-unsur yang terdapat dalam prosedur kerja antara lain:

• Judul Prosedur

• Tujuan

• Ruang Lingkup

• Pihak yang Terlibat

• Uraian Langkah-langkah Kegiatan

• Dokumen atau Peralatan Pendukung

Unsur-unsur yang terdapat dalam instruksi kerja antara lain:

• Judul Instruksi Kerja

• Nama Kegiatan/Tugas

• Pelaksana

• Alat dan Bahan

• Langkah-langkah Kerja Detail

• Standar Keselamatan dan Kualitas

LATIHAN

Soal Studi Kasus

a. Studi Kasus 1 – Penerimaan Tamu Tanpa Koordinasi

Sebuah sekolah kedatangan tamu dari Dinas Pendidikan secara mendadak.Petugas humas tidak memiliki prosedur tertulis. Akibatnya:

• Tidak ada yang menyambut di pintu masuk

• Buku tamu tidak tersedia

• Tamu langsung masuk ke ruang pimpinan tanpa pemberitahuan

• Pimpinan sedang menerima tamu lain

Pertanyaan:

1. Identifikasi masalah yang terjadi dalam kasus tersebut.

2. Jelaskan apakah sekolah tersebut sudah memiliki prosedur dan instruksi kerja yang baik. Berikan alasan.

3. Buatlah rancangan prosedur penerimaan tamu yang seharusnya diterapkan.

4. Buatlah satu contoh instruksi kerja untuk petugas penerima tamu.

b. Studi Kasus 2 – Pelaksanaan Rapat yang Tidak Efektif

Dalam sebuah rapat persiapan acara sekolah:

• Undangan tidak dibagikan tepat waktu

• Tidak ada susunan acara

• Moderator tidak mengetahui tugasnya

• Rapat berlangsung tidak terarah

Pertanyaan:

1. Apa perbedaan masalah prosedur dan instruksi kerja dalam kasus tersebut?

2. Susunlah prosedur pelaksanaan rapat yang benar.

3. Buatlah instruksi kerja untuk moderator rapat.

4. Jelaskan dampak jika instruksi kerja tidak dijalankan dengan baik.

c. Studi Kasus 3 – Acara Resmi dengan Tamu VIP

Sekolah mengadakan acara peresmian gedung baru dengan tamu VIP.Namun terjadi beberapa kesalahan:

• Posisi duduk tidak sesuai urutan kehormatan

• Petugas salah menyebutkan jabatan tamu

• Tidak ada gladi bersih sebelum acara

Pertanyaan:

1. Kesalahan mana yang termasuk kegagalan prosedur?

2. Kesalahan mana yang termasuk kegagalan instruksi kerja?

3. Buatlah solusi perbaikan dalam bentuk: a) prosedur singkat pelaksanaan acara resmi, b) instruksi kerja pembawa acara (MC)

d. Studi Kasus 4 – SOP Sudah Ada Tapi Tidak Dijalankan

Sebuah instansi sudah memiliki SOP penerimaan tamu yang lengkap. Namun dalam praktiknya:

• Petugas jarang membaca SOP

• Pelaksanaan berbeda-beda setiap hari

• Tidak ada evaluasi

Pertanyaan:

1. Jelaskan dampak terhadap citra organisasi, jika prosedur dan instruksi kerja tidak dijalankan?

2. Berikan solusi agar prosedur dan instruksi kerja dijalankan secara konsisten.

REFERENSI

Rakhmawati, T., Damayanti, S., & Sumaedi, S. (2019). Teknik penyusunan prosedur kerja: Integrasi metode business process improvement dan risk-based thinking. LIPI Press.

Rambe, I. M., & Purnomo, E. H. (2021). Penyusunan standard operating procedures dan instruksi kerja di bagian produksi.

Soemohadiwidjojo, Arini T. 2014. Mudah Menyusun SOP (Standard Operating Procedure). Penebar PLUS+.