Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP)
Kelas XII
==============================================================
3.10 Menganalisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor
4.10 Merumuskan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor
==============================================================
PETA KONSEP
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
A. PENGERTIAN PERENCANAAN KEBUTUHAN
SARANA DAN PRASARANA KANTOR
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Perencanaan berasal dari kata "rencana" yang mempunyai arti rancangan atau rangka dari sesuatu yang akan dilakukan atau dikerjakan. Perencanaan sarana dan prasarana merupakan sebuah proses merencanakan barang atau alat yang dibutuhkan sesuai skala prioritas dan anggaran perusahaan atau organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Menurut Kurniawan (2019: 2), bahwa:
Dalam menentukan kebutuhan sarana dan prasarana diperlukan analisis kebutuhan, analisis anggaran, dan penyeleksian sarana dan prasarana terlebih dahulu. Perencanaan kebutuhan dikaji sebaik mungkin karena sebuah keefektifan berawal dari perencanaan"
Menurut Pramono (2019: 2), bahwa:
Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa, atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.
Sedangkan Endang, dkk (2010: 55), berpendapat bahwa:
Dengan adanya perencanaan diharapkan kebutuhan terhadap sarana dan prasarana dapat benar-benar diketahui dengan tepat dan kebutuhan biaya juga dapat diketahui. Rencana kebutuhan sarana dan prasarana biasanya dibuat setiap tahun untuk satu tahun anggaran. Kebutuhan biaya untuk pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan penghapusan juga diperhitungkan untuk satu tahun anggaran.
Sondang P. Siagian dalam Endang dan Agus Fauzyansyah (2019: 4), menjelaskan bahwa:
Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Perencanaan juga merupakan proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan serta sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa "perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana merupakan proses mempersiapkan tindakan atau pelaksanaan dengan menetapkan langkah-langkah yang tepat untuk mencapai tujuan dengan memanfaatkan sumber daya secara tepat guna dan memaksimalkan setiap rangkaian proses pencapaian tujuan dalam sebuah kantor."
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
B. TUJUAN DAN MANFAAT PERENCANAAN
KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
1. Tujuan Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor
Perencanaan sarana dan prasarana pada perkantoran bertujuan memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana agar tepat guna dan ideal dalam mendukung proses kegiatan yang ada dalam kantor. Selain itu, perencanaan sarana dan prasarana bertujuan untuk menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan serta untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaannya.
Perencanaan sarana dan prasarana perkantoran harus didasari kondisi nyata lingkungan sebuah kantor, kebutuhan kantor, kemampuan anggaran, kepastian terperinci sarana dan prasarana yang akan diadakan dan didasari oleh analisis kebutuhan melalui studi komprehensif. Hal ini dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan sarana dan prasarana dengan efektif dan efisien serta manfaatnya dapat optimal untuk ke depannya.
2. Manfaat Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor
Adapun manfaat perencanaan sarana dan prasarana adalah untuk membantu dalam menentukan tujuan, meletakkan dasar-dasar dan menetapkan langkah-langkah, menghilangkan ketidakpastian, serta dapat dijadikan sebagai pedoman atau dasar dalam melakukan pengawasan, pengendalian, dan penilaian agar kegiatan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
3. Hal-Hal yang perlu diperhatikan dalam Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor
Untuk mendapatkan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana yang tepat guna, perencanaan tersebut harus memperhatikan hal-hal berikut:
Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana
Tentukan jenis, kuantitas, serta kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan
Kesesuaian dengan kebutuhan dan kemampuan, karena barang-barang yang tidak tepat akan menjadi sumber pemborosan.
Kesesuaian dengan jumlah dan tidak terlalu berlebihan dan kekurangan
Mutu yang selalu baik agar dapat dipergunakan secara efektif
Jenis alat atau barang yang diperlukan harus tepat dan dapat meningkatkan efisiensi kerja
Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
C. PROSEDUR PERENCANAAN KEBUTUHAN
SARANA DAN PRASARANA KANTOR
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Kegiatan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana harus memliki prosedur yang tepat agar perencanaan tersebut dapat berjalan dengan baik, efisien, dan seefektif mungkin. Berikut adalah beberapa prosedur perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor:
Menganalisis kebutuhan
Menginventarisasi sarana dan prasarana yang ada
Mengadakan seleksi
Menyediakan dana
Memberikan wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan sarana dan prasarana
Secara garis besar, mekanisme pengusulan sarana dan prasarana dapat dilihat melalui infografis berikut ini:
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
D. ANALISIS PERENCANAAN KEBUTUHAN
SARANA DAN PRASARANA KANTOR
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
1. Pengertian Analisis Perencanaan Kebutuhan
Analisis rencana kebutuhan merupakan suatu kegiatan mengamati dan mempelajari tentang apa saja yang menjadi kebutuhan sebuah instansi/ kantor pada masa sekarang dan di masa mendatang. Analisis kebutuhan sarana dan prasarana bagi dunia perkantoran merupakan aktivitas yang sangat berguna dan bermanfaat, karena dengan melakukan analisis, manajemen kantor akan mendapatkan perincian yang lengkap mengenai kebutuhan sarana dan prasarana.
2. Jenis-Jenis Analisis Perencanaan Kebutuhan
Analisis kebutuhan sarana dan prasarana suatu organisasi atau perusahaan dapat dibedakan menjadi 2 (dua), antara lain sebagai berikut:
Analisis Kebutuhan Kualitatif, adalah suatu rangkaian kegiatan pengelompokan keterangan-keterangan atau informasi tentang jenis kegiatan yang terdapat dalam suatu satuan atau unit organisasi tertentu. Sebelum kebutuhan itu dirumuskan, maka terlebih dahulu harus dikumpulkan berbagai data atau informasi yang menunjang, seperti: sarana atau perlengkapan apa saja yang masih ada ? bagaimana kondisinya ? sudah tersediakah fasilitas pendukung lainnya jika barang yang akan diadakan telah tiba dilokasi ?.
Analisis Kebutuhan Kuantitatif, adalah suatu kegiatan yang dilakukan dengan meneliti volume dan frekuensi kegiatan yang terdapat dalam suatu organisasi tertentu. Kegiatan analisis ini dapat berupa: apakah jumlah sarana yang ada masih efisien penggunaannya ? apakah sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah pegawai yang ada ? apakah sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan ?.
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
E. BENTUK-BENTUK FORMULIR PERENCANAAN
KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Proses pengusulan alat atau sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh tiap-tiap unit kantor harus didukung dengan data yang lengkap dan detail serta ditulis dengan format yang baku demi memudahkan bagian pengadaan dalam melakukan proses pembelian sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
Berikut ini adalah bentuk-bentuk formulir rencana kebutuhan sesuai dengan golongannya.
1. Formulir Model Golongan A: Data Barang
2. Formulir Model Golongan B: Data Kendaraan
3. Formulir Model Golongan C: Data Tanah atau Lahan
4. Formulir Model Golongan D: Data Kepegawaian
5. Formulir Model Golongan E: Data Alat atau Sarana
SUMBER
Endang, Sri, R dan Fauziyansyah, Agus, M. 2019. Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana. Jakarta. Penerbit Erlangga.
Pramono, Joko. 2019. Otomatisasi Tata Kelola Sarana & Prasarana. Yogyakarta. Penerbit ANDI.
Kurniawan, Dwi. 2019. Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana. Bogor. Yudhistira.
Guru Pembelajar Modul Paket Keahlian Administrasi Perkantoran Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Administrasi Sarana dan Prasarana. 2016. Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Endang, Sri, R, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta. Penerbit Erlangga.
Canva For Education
コメント