-- Elemen --
Sistem Informasi dan Komunikasi Organisasi
-- Capaian Pembelajaran --
Pada akhir fase E peserta didik mampu menjelaskan jenis data dan informasi, menerapkan prosedur penggunaan menu home page, menerapkan dasar-dasar komunikasi lisan dan tulisan, serta menerapkan prosedur komunikasi melalui media elektronik.
-- Tujuan Pembelajaran --
Peserta didik mampu menjelaskan jenis data dan informasi dengan bernalar kritis.
-- Uraian Materi --
A. DATA
1. Pengertian Data
Data merupakan suatu kumpulan angka-angka yang menunjukkan suatu keadaan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, data adalah keterangan yang benar dan nyata. Berikut adalah beberapa pengertian data menurut para ahli.
The Liang Gie Data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan dasar dalam menyusun keterangan, pembuatan simpulan, atau penerapan keputusan. Data merupakan bahan mentah yang melalui pengolahan tertentu akan berubah menjadi keterangan (informasi).
Gordon B. Davis Data adalah bahan mentah bagi informasi yang dirumuskan sebagai kelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, dan hal-hal. Data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data, susunan kearsipan, dan pusat data atau landasan data.
Nana Danapriatna dan Rony Setiawan Data adalah bahan mentah yang perlu diolah sehingga menghasilkan informasi atau keterangan, baik kualitatif maupun kuantitatif, yang menunjukkan fakta.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa “data adalah bahan mentah yang perlu diolah untuk dijadikan dasar dalam menghasilkan keterangan atau informasi, baik kualitatif maupun kuantitatif”.
2. Jenis - Jenis Data
Data dapat diklasifikasikan berdasarkan sudut pandang, antara lain sebagai berikut.
a. Sifat Data
Data kuantitatif, yaitu data dalam bentuk angka atau bilangan.
Data kualitatif, yaitu data dalam bentuk pernyataan atau kategori.
b. Bentuk Data
Data fisik, yaitu data yang dapat dipegang oleh pancaindra.
Data logik, yaitu data yang tidak dapat dipegang, tetapi dapat dilihat.
c. Sumber Data
Data internal, yaitu data yang diperoleh dari dalam organisasi.
Data eksternal, yaitu data yang diperoleh dari luar organisasi.
d. Cara Memperoleh
Data primer, yaitu data utama yang berhubungan dengan masalah.
Data sekunder, yaitu data pendukung.
e. Cakupan Pengumpulan
Data sensus, yaitu data yang diperoleh dari populasi.
Data sampel, yaitu data yang yang diperoleh dari sampel.
f. Dinamika Data
Data statis, yaitu data dalam jangka waktu lama tidak mengalami perubahan.
Data dinamis, yaitu data yang dalam kurun waktu tertentu akan mengalami perubahan.
g. Skala Pengukuran
Data nominal, yaitu data yang diperoleh dengan cara kategorisasi atau klasifikasi.
Data ordinal, yaitu data yang diperoleh dengan cara kategorisasi atau klasifikasi dan terdapat hubungan di antara data-data tersebut.
Data rasio, yaitu data yang diperoleh dengan cara pengukuran yang jarak dua titik pada skala sudah diketahui dan mempunyai titik nol yang absolut.
B. INFORMASI
1. Pengertian Informasi
Data yang telah diolah akan menjadi informasi yang memiliki arti atau manfaat. Berikut beberapa pengertian informasi menurut beberapa ahli.
Gordon B. Davis Informasi adalah data yang telah diproses menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau di masa mendatang.
Barry E. Cushing Dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
Robert N. Anthony dan John Dearden Dalam buku Management Control System, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.
Jogiyanto H.M Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang berguna dan lebih berarti bagi penerimanya dengan menggambarkan kejadian-kejadian nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Kusrini Informasi adalah hasil olahan data yang telah diproses dan diinterpretasikan menjadi sesuatu yang bermakna untuk pengambilan keputusan.
Berdasarkan beberapa pengertian menurut para ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa, “informasi adalah sekumpulan data yang telah diolah sehingga lebih berguna dan dapat digunakan sebagai alat dalam pengambilan keputusan.
2. Tujuan Informasi
Sebuah data yang diproses menjadi sebuah informasi memiliki tujuan tertentu. Informasi bersifat memberikan pelayanan atas tersedianya data, sehingga informasi yang dihasilkan dari data tersebut dapat dijadikan sebagai bahan nyata yang dapat digunakan bila diperlukan dikemudian hari. Dengan demikian, tujuan informasi adalah menyiapkan informasi bagi kegiatan-kegiatan operasional dan dalam pengambilan keputusan.
3. Ciri - Ciri Informasi
Pengguna informasi tentunya membutuhkan informasi yang berkualitas sehingga dapat digunakan dalam membantu menyelesaikan pekerjaan atau pengambilan keputusan. Informasi sifatnya siap untuk digunakan sesuai dengan tujuannya. Adapun ciri-ciri informasi yang berkualitas dan siap untuk digunakan antara lain sebagai berikut:
Akurat, artinya data yang diolah harus yang akurat dan diproses dengan sistem yang sesuai prosedur sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat.
Relevansi, artinya informasi yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan berhubungan dengan masalah yang dihadapi.
Ketepatan Waktu, artinya ketersediaan informasi terkini pada saat dibutuhkan menjadi prioritas penting dalam menjaga kualitas informasinya, dan informasi yang datangnya terlambat tidak bermanfaat lagi bagi pengguna yang membutuhkan.
Kelengkapan, artinya informasi harus dapat menjawab pertanyaan atau kebutuhan pengguna. Informasi dapat disebut lengkap jika dapat menjawab kebutuhan pengguna.
4. Manfaat Informasi
Berbagai macam informasi yang didapat di luar organisasi atau perusahaan dapat digunakan untuk kepentingan internal dan eksternal perusahaan. Pengguna internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen tingkat atas. Pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang saham, pemasok, mitra kerja, dan lain-lain.
Selain itu, informasi yang berkualitas akan memberikan manfaat bagi penggunanya, antara lain sebagai berikut.
Menambah pengetahuan
Mengurangi ketidakpastian pengguna informasi
Mengurangi resiko kegagalan
Mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan
Memberi standar, aturan, ukuran dan keputusan untuk menentukan pencapaian sasaran serta tujuan.
5. Pengendalian Informasi
Pengendalian informasi merupakan proses pemantauan dan penilaian informasi untuk mendapatkan kegunaan informasi yang maksimal. Pengendalian informasi dilakukan untuk bertujuan tidak hanya mencari kekeliruan, tetapi juga berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan serta memperbaikinya.
Langkah-langkah pengendalian informasi antara lain sebagai berikut.
Menentukan standar atau acuan yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian informasi.
Mengukur pelaksana atau hasil yang telah dicapai.
Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar atau acuan untuk menentukan ada tidaknya terdapat penyimpangan.
Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar tujuan dari informasi tetap terjaga.
C. MENGOLAH DATA DAN INFORMASI MENJADI INFORMASI
1. Pengertian Pengolahan Data
Pengolahan data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang akan memiliki kegunaan lebih. Kegiatan mengumpulkan data dan informasi dilakukan sebagai bentuk memenuhi kebutuhan penggunanya.
Data dan informasi yang didapat dilapangan merupakan informasi yang mentah, sehingga dibutuhkan pengolahan agar data dan informasi tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi penggunanya.
2. Tahapan Mengolah Data dan Informasi Menjadi Pengetahuan
Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam mengolah data dan informasi menjadi pengetahuan, antara lain sebagai berikut.
Cari Informasi butuh dicari dengan berbagai cara, seperti mencari di internet ataupun lewat wawancara. Tahapan mencari informasi ini dibutuhkan keakuratan data, sehingga informasi yang didapatkan bisa dipertanggungjawabkan.
Dapatkan Informasi yang didapat dari sumber yang dapat dipercaya. Kumpulkan dan periksa semua informasi, jangan hanya memilah saja. Dapatkan informasi sebanyak mungkin, tanpa harus memilah informasi tersebut.
Evaluasi Setiap informasi yang didapat harus dievaluasi dari segi kualitas, konteks, jenjang waktu (sudah lama atau baru saja), dan hubungannya dengan informasi-informasi lain yang telah dikumpulkan, dan pertimbangkan sumbernya.
Susun Salinlah informasi secara benar, informasi memiliki banyak ragam sehingga perlu diperhatikan akurasinya.
Pahami Informasi memiliki arti berbeda untuk setiap orang, karena memiliki kepentingan, tujuan, atau agenda tersendiri, sehingga dapat mempengaruhi pemahaman seseorang atas informasi tersebut.
Analisis Informasi yang didapat harus dianalisis agar menjadi satu kesatuan utuh. Informasi yang sudah teranalisis akan menjadi pijakan untuk kemajuan organisasi atau perusahaan.
Simpulkan Informasi yang sudah dianalisis harus mampu disimpulkan. Banyaknya informasi yang didapat harus disimpulkan menjadi satu kesimpulan penting.
Sebarkan/ Distribusikan Informasi harus disebarkan untuk sampai ke penggunanya. Apabila informasi tidak disebarkan, maka informasi yang didapat tidak berguna dan tidak bermanfaat.
Bertindaklah Berbasis Informasi Informasi yang telah didapat harus secepat mungkin ditanggapi, dan bertindak cepat sesuai dengan informasi yang didapat. Jangan sekali-kali bertindak tanpa ada data atau informasi, karena akan merugikan diri sendiri atau perusahaan.
Gabungkan, Pelihara, dan Perbaharui Informasi harus disimpan, dikelola, dan diperbaharui secara terus-menerus. Informasi harus tetap dipelihara bersama dengan data-data. Informasi harus diperbaharui secara berkala.
-- Sumber --
Endang, Sri, R, dkk. 2019. Teknologi Perkantoran. Jakarta. Penerbit Erlangga.
________________. 2015. Pengantar Administrasi Perkantoran. Jakarta.
Penerbit Erlangga.
Pratama, Priyo, Candra, 2018. Teknologi Perkantoran. Bogor. Yudhistira.
Comments