Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

--------------------------

Tujuan Pembelajaran

Murid mampu melakukan inventarisasi, pengoperasian, pemeliharaan, dan penghapusan sarana dan prasarana kantor dengan bernalar kritis dan kreatif.

Topik Pembelajaran

Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemahaman Bermakna

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor merupakan suatu kegiatan untuk mempertahankan dan mengusahakan agar sarana dan prasarana kantor tetap dalam kedaan atau kondisi baik. Pemeliharaan ini dapat dilakukan secara teratur, sistematis, sesuai dengan prosedur, dan secara berkelanjutan. Hal ini dilakukan untuk mengecek setiap kondisi sarana dan prasarana agar dapat dipakai dengan aman, nyaman, dan siap pakai.

Uraian Materi

1. Pengertian Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan dalam upaya mempertahankan sarana dan prasarana kantor dalam keadaan baik ketika digunakan, untuk mendukung pegawai atau karyawan dalam melaksanakan pekerjaan kantor.

2. Tujuan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Tujuan yang didapatkan dalam melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain:

• Menjamin sarana dan prasarana kantor selalu dalam kondisi prima dan siap digunakan.

• Memperpanjang umur pemakaian sarana dan prasarana

• Membantu kelancaran kegiatan atau pekerjaan kantor.

• Menjamin keamanan dan kenyamanan pemakai.

• Mengetahui secara dini kerusakan atau gejala yang timbul, sehingga tindakan perbaikan dapat direncanakan dengan baik.

• Menghindari kerusakan secara mendadak dan kerusakan fatal.

• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.

3. Jenis Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Jenis-jenis pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat disesuaikan dengan kriteria sebagai berikut.

a. Menurut Tempat Barang

• Persediaan, yaitu dilakukan dengan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan terkontrol setiap waktu.

• Pemakaian, yaitu selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan, dan diletakkan secara aman.

b. Menurut Kurun Waktunya

• Pemeliharaan harian, yaitu pemeliharaan yang dilakukan sehari-hari, dikerjakan oleh orang yang bertanggungjawab menggunakan barang tersebut.

• Pemeliharaan berkala, yaitu pemeliharaan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, misalnya setiap bulan atau tiap tiga bulan.

c. Menurut Jenis Barang

• Barang bergerak, yaitu pemeliharaan yang dilakukan sesuai prosedur baik setiap hari maupun secara berkala, jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk diperbaiki oleh ahlinya.

• Barang tetap (tidak bergerak), yaitu pemeliharaan yang dilakukan setiap hari untuk mencegah kerusakan dan pemborosan.

d. Berdasarkan Tindakan

• Pemeliharaan preventif (pencegahan), merupakan suatu kegiatan pemeliharaan yang dilakukan untuk mencegah timbulnya kerusakan yang tidak terduga.

• Pemeliharaab korektif (perbaikan), merupakan kegiatan pemeliharaan yang dilakukan setelah sarana dan prasaran kantor mengalami kerusakan dan tidak dapat digunakan dengan baik.

4. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Menurut Purwanto dan M. Ali dalam Sartono (2023), bahwa secara umum klasifikasi perawatan dan perbaikan dibedakan menjadi 4 (empat), yaitu:

• Time based maintenance, merupakan perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan berdasarkan waktu operasi dari peralatan tersebut tanpa melihat kondisi peralatan tersebut sudah atau belum memerlukan pemeliharaan.

• Condition based maintenance, merupakan pemeliharaan yang dilakukan berdasarkan kondisi peralatan tersebut tanpa melihat sudah atau belum waktunya dilaksanakan pemeliharaan.

• Breakdown maintenance, merupakan pemeliharaan yang dilakukan terhadap suatu peralatan karena terjadinya kerusakan pada peralatan tersebut.

• Reliability centered maintenance, merupakan pemeliharaan yang dilakukan terhadap suatu peralatan berdasarkan perhitungan tingkat keandalan atau reliabilitas suatu sistem. Reliabilitas dapat diukur berdasarkan fungis dari umur pakai peralatan tersebut.

Prosedur yang dapat diterapkan dalam melakukan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain:

• Perencanaan, yaitu menyusun jadwal pemeliharaan harian atau secara berkala.

• Inventarisasi dan inspeksi, yaitu mendata aset dan mengevaluasi kondisi serta kerusakan.

• Pelaksanaan, yaitu melakukan kegiatan pemeliharaan sesuai jadwal.

• Pencatatan, yaitu mencatat semua kegiataan pemeliharaan.

SUMBER:

Andreyanto, Ferly, dkk. 2025. Manajemen Sarana dan Prasarana. Jombang.

CV. Askara Sastra Media.

https://pojokadministrasiperkantoran.blogspot.com/2017/03/perawatan-dan-pemeliharaan-sarana-dan.html

Sartono. 2023. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Fase F Elemen 9. Yogyakarta.

Penerbit Andi.