Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP)
Kelas XI (Sebelas)
========================================================
3.1 Memahami administrasi sarana dan prasarana
4.1 Melakukan pengelompokkan administrasi sarana dan prasarana
========================================================
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
A. PENGERTIAN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Kata "Sarana" dan "Prasarana" merupakan dua hal yang berbeda. Dengan demikian, keduanya tentu memiliki makna yang berbeda pula. Secara etimologis, sarana adalah segala sesuatu yang dapat digunakan sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Contohnya, dalam dunia pendidikan sarana berupa gedung sekolah dan lapangan olahraga. Sedangkan, prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, atau proyek). Contohnya, dalam dunia pendidikan prasarana dapat berbentuk ruang kelas, ruang laboratorium, dan perpustakan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana merupakan segala sesuatu yang dapat dibakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan, sedangkan prasarana merupakan segala sesuatu yang menjadi penunjang utama terselenggaranya suatu proses.
Menurut Asep dalam Sri Endang R, dkk (2019: 7):
Sarana adalah perlengkapan yang dapat dipindah-pindahkan untuk mendukung fungsi kegiatan dan satuan pendidikan yang meliputi peralatan, perabotan, media pendidikan, dan buku.
Menurut Harmon dalam Suranto (2019: 4):
Sarana kantor adalah segala sesuatu berupa fisik yang menyebabkan orang dapat bekerja untuk mencapai tujuan dari kantor. Sedangkan prasarana kantor adalah segala sesuatu berupa non fisik yang menjadi pedoman, patokan, atau standar bagi orang-orang yang bekerja di kantor tersebut.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa "administrasi sarana dan prasarana adalah seluruh komponen yang secara langsung atau tidak langsung menjadi sumber daya pendukung, terdiri atas segala bentuk jenis bangunan atau bukan bangunan perlengkapan, yang memenuhi persyaratan untuk melaksanakan aktivitas suatu organisasi atau perusahaan."
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
B. TUJUAN ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Tujuan administrasi sarana dan prasarana terbagi menjadi dua, yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Berikut adalah penjelasannya:
Secara umum, tujuang administrasi sarana dan prasarana adalah memberikan pelayanan secara profesional di bidang sarana dan prasarana dalam rangka terselenggaranya proses administrasi kantor secara efektif dan efisien.
Secara khusus, administrasi sarana dan prasarana memiliki beberapa tujuan, di antaranya sebagai berikut:
Mampu menyiapkan data dan informasi dalam rangka menentukan dan menyusun rencana kebutuhan barang.
Mampu memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam pengadaan barang.
Mampu memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang.
Mampu memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.
mampu memberikan data dan informasi dalam rangka kontrol serta evaluasi sarana dan prasarana dalam perusahaan atau instansi.
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
C. FUNGSI ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Administrasi sarana dan prasarana memiliki beberapa fungsi, yaitu sebagai berikut:
Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan
Meningkatkan produktivitas kerja
Meningkatkan hasil kerja yang berkualitas dan terjamin
Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang diperlukan dalam proses penyelenggaraan aktivitas di kantor.
Menimbulkan rasa nyaman dan puas bagi pihak yang berkepentingan dalam pekerjaan
Memberikan kontribusi yang optimal terhadap instansi, baik pemerintah maupun swasta
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
D. PRINSIP ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Terdapat 5 (lima) prinsip administrasi sarana dan prasarana, yaitu sebagai berikut:
Prinsip Pencapaian Tujuan, artinya administrasi sarana dan prasarana dapat berhasil dilaksanakan apabila semua fasilitas yang disediakan siap digunakan.
Prinsip Efisiensi, artinya penggunaan semua fasilitas dilakukan dengan perencanaan yang dilengkapi dengan petunjuk teknis.
Prinsip Administratif, artinya pengelolaan perlengkapan sarana dan prasarana hendaknya selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi, dan pedoman yang telah diberlakukan oleh pihak berwenang.
Prinsip Kejelasan Tanggungjawab, artinya suatu organisasi atau perusahaan harus mampu menguraikan dan mendeskripsikan tugas serta tanggungjawab dari setiap pihak yang terlibat dalam pengelolaan sarana dan prasarana perusahaan secara jelas.
Prinsip Kekohesifan, artinya manajemen perlengkapan di kantor harus terealisasikan dalam proses kerja knator yang kompak.
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
E. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Demi menunjang kinerja para karyawan, pihak kantor akan menyediakan fasilitas berupa sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Penyediaan fasilitas tersebut tentunya memiliki tahapan, mulai dari perencanaan kebutuhan, pengadaan, inventarisasi, pendistribusian, pemanfaatan, pemeliharaan, dan penghapusan. Ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana terdiri atas 4 (empat) komponen, yaitu sebagai berikut:
---------------------------
1. Kegiatan Manajerial
---------------------------
Kegiatan manajerial meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasani. Kegiatan manajerial memiliki peran vital karena menentukan masa depan dan alur kerja pada suatu perusahaan dalam jangka waktu tertentu.
----------------------------
2. Kegiatan Operasional
----------------------------
Kegiatan operasional meliputi kegiatan pengadaan, pencatatan (inventarisasi), pergudangan, pendistribusian, pemeliharaan, dan penghapusan. Kegiatan operasional dilakukan oleh para pegawai dan staf operasional yang terbagi ke dalam berbagai divisi sesuai tugas dan spesifikasi pekerjaan yang sesuai dengan kemampuannya.
-----------
3. Objek
-----------
Objek meliputi komponen perbekalan, logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan, serta sarana dan prasarana. Objek umumnya berbentuk benda yang memiliki wujud fisik serta dapat digunakan dalam berbagai kegiatan, mulai dari kegiatan pokok hingga kegiatan penunjang atau administrasi.
-------------
4. Tujuan
-------------
Tujuan merupakan salah satu komponen ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana yang dapat mendukung efektivitas dan efisiensi dalam mencapai visi dan misi organisasi atau perusahaan.
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
F. Masalah Administrasi Sarana dan Prasarana
dan Cara Pemecahaannya, serta Penggolongan Sarana
dan Prasarana Kantor Berdasarkan Ruang Linkup dan Fungsinya
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Kegiatan Mengidentifikasi Masalah Administrasi Sarana dan Prasarana dan Cara Pemecahannya, serta Melakukan Pengelompokkan Sarana dan Prasarana Berdasarkan Ruang Lingkup dan Fungsinya.
Lembar Kerja Peserta Didik (LKPD)
Prosedur Pengerjaan:
1. Identifikasi Masalah dan Cara Pemecahannya
Silahkan baca, identifikasi dan analisis masalah tentang sarana dan prasarana yang ada dalam LKPD.
Kemudian tentukan kesimpulan cara pemecahan atau solusi atas masalah tersebut.
2. Penggolongan Sarana dan Prasarana Berdasarkan Ruang Lingkup dan Fungsinya
Silahkan baca, identifikasi, dan analisis nama-nama sarana dan prasarana yang ada dalam LKPD.
Tentukan sarana dan prasarana tersebut termasuk dalam golongan sarana atau golongan prasarana
Tentukan pula fungsi dari sarana dan prasarana tersebut.
Tentukan ruang lingkup dari sarana dan prasarana tersebut.
SUMBER
Endang, Sri, R, dkk. 2019. Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana. Jakarta. Penerbit Erlangga.
Suranto. 2019. Otomatisasi Tata Kelola Sarana & Prasarana. Yogyakarta. Penerbit ANDI.
Kurniawan, Dwi. 2018. Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana. Bogor. Yudhistira.
Ratnawati, Reny, dkk. 2016. SPM Administrasi Perkantoran untuk SMK/MAK. Jakarta. Penerbit Erlangga.
Endang, Sri, R, dkk. 2010. Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi untuk SMK dan MAK.. Jakarta. Penerbit Erlangga.
Comments