Fase E/ Kelas X MPLB
========================================================
Capaian Pembelajaran:
Pada akhir fase E peserta didik mampu menjelaskan perkembangan manajemen perkantoran modern, otomatisasi perkantoran, perkembangan revolusi industri 4.0 di bidang perkantoran dan layanan bisnis, budaya kerja, dan eco-green (ramah lingkungan)
Tujuan Pembelajaran (TP):
Peserta didik mampu menjelaskan konsep otomatisasi perkantoran
Alur Tujuan Pembelajaran (ATP):
Peserta didik mampu menjelaskan pengertian otomatisasi perkantoran
Peserta didik mampu menjelaskan tujuan dan manfaat otomatisasi perkantoran
Peserta didik mampu mengidentifikasi tahapan penerapan otomatisasi perkantoran
Peserta didik mampu mengidentifikasi dampak otomatisasi perkantoran
Peserta didik mampu menggunakan aplikasi otomatisasi perkantoran
========================================================
============================
A. PENGERTIAN OTOMATISASI
PERKANTORAN
============================
Sistem Informasi Perkantoran (Office Information System) atau OIS biasanya disebut otomatisasi perkantoran. Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika sebuah perusahaan teknologi bernama IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Pada tahun 1964-an, IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/ Selectric Typewriter (MT/ST), yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Otomatisasi perkantoran berasal dari kata otomatisasi dalam bahasa inggris berasal dari kata automation yang berarti “penggunaan peralatan otomatis. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia(KBBI), otomatisasi berarti penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang dapat secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan pengawasan manusia. Otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, saat digunakannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
Di dalam sebuah perusahaan, para pekerja dapat menggunakan otomatisasi perkantoran untuk melakukan komunikasi dengan perusahaan lain. Konsep otomatisasi perkantoran antara lain sebagai berikut.
Proses yang terjadi di perkantoran, seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
Otomatisasi perkantoran berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencan menjadi aplikasi yang terencana dan terpadu.
Otomatisasi perkantoran memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
Otomatisasi perkantoran memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
Otomatisasi perkantoran berperan sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisonal, bukan sebagai pengganti.
Beberapa pengertian otomatisasi perkantoran menurut para ahli antara lain sebagai berikut:
Menurut G. R. Terry, Otomatisasi berarti pengaturan dengan satu mesin atau lebih yang dijalankan tanpa pengikutsertaan manusia, kecuali untuk menekan tombol penggerak. Peraturan tersebut menggunakan peralatan atau mesin-mesin yang memiliki kecepatan tinggi.
Menurut McLeod, Otomatisasi kantor adalah semua sistem elektronik formal dan informal, terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam atau di luar perusahaan.
Sedarmayanti mengemukakan bahwa Otomatisasi adalah cara pelaksanaan otomatis dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan seefisien mungkin sehingga bahan dan sumber daya yang ada dapat digunakan secara maksimal.
Sedangkan Azhar Susanto berpendapat bahwa, Otomatisasi kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas karyawan.
Berdasarkan beberapa penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa otomatisasi perkantoran adalah penggunaan sistem informasi atau alat elektronik dalam melakukan pekerjaan kantor dan memudahkan melakukan komunikasi secara formal maupun informal dalam meningkatkan produktivitas.
========================
B. TUJUAN OTOMATISASI
PERKANTORAN
========================
Adapun tujuan otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
Menggabungkan penerapan teknologi
Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
Meningkatkan komunikasi yang baik antarmanajer
Mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat
============================
C. MANFAAT OTOMATISASI
PERKANTORAN
============================
Dalam penerapan diperusahaan, otomatisasi perkantoran memiliki beberapa manfaat, antara lain sebagai berikut.
1. Pendapatan yang lebih tinggi
Otomatisasi kantor dapat meningkatkan pendapatan yang lebih tinggi.
2. Membantu pemecahan masalah dalam tim
Masalah dapat terjadi di mana saja, kapan saja, dan siapa saja, tidak terkecuali mereka yang bekerja sama dalam sebuah tim kerja (team work). Otomatisasi kantor dapat membantu memecahkan maslah terutama dalam hal komunikasi.
3. Membantu dalam komunikasi bisnis
Kegiatan dengan relasi sangat diperlukan dalam menjalin hubungan yang baik. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga hubungan yang berkelanjutan dalam waktu yang lama. Penggunaan otomatisasi kantor, seperti media online website dan e-mail dapat membantu hubungan kerja sama dapat terjaga dengan baik.
============================
D. TAHAPAN OTOMATISASI
PERKANTORAN
============================
Otomatisasi perkantoran tidak bisa dilakukan secara langsung, perlu tahapan-tahapan dalam penerapannya, antara lain sebagai berikut.
1. Tradisional
Penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas dan kinerja, seperti dalam penggunaan word processing, faksimile, telepon, dan lain sebagainya.
2. Transisional
Ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis digital. Contohnya, penggunaan sistem penyimpanan berbasis database.
3. Transformasional
Melakukan komunikasi menggunakan aplikasi teleconference, seperti Zoom Meeting, Cisco Webex, Google Meet, dan lain sebagainya.
============================
E. DAMPAK OTOMATISASI
PERKANTORAN
============================
Dalam sebuah perusahaan, penerapan otomatisasi perkantoran dapat membawa perubahan dalam melakukan pekerjaan atau aktivitas kantor. Perubahan-perubahan yang dialami adalah sebagai berikut.
Sekretaris dapat membuat surat secara cepat dengan menggunakan komputer, sehinggak esalahan dalam pengetikan dapat langsung diperbaiki. Selain itu, surat dapat langsung dicetak menggunakan printer sehingga proses pembuatan surat tidak memakan waktu lama.
Pengiriman surat tidak harus melalui kurir atau jasa pengiriman surat, tetapi dapat langsung melalui e-mail sehingga lebih efisien.
Komunikasi melalui telepon tidak harus dilakukan dari kantor, tetapi dapat dilakukan dari mana saja secara mobile.
Pertemuan atau rapat tidak harus berkumpul dalam satu tempat, tetapi dapat dilakukan dengan audio atau video conference dari tempat yang berjauhan.
Penyimpanan dokumen tidak selalu dalam bentuk kertas, tetapi dapat dalam bentuk digital sehingga lebih hemat kertas dan tempat.
Proses perekaman data atau kegiatan tidak lagi harus tertulis.
Kegiatan promosi dan kehumasan dapat dilakukan melalui website perusahaan.
Penerapan otomatisasi perkantoran dalam sebuah perusahaan memberikan dampak atau pengaruh terhadap pelaksanaan pekerjaan atau aktivitas kantor. Dampak positif yang ditimbulkan adalah sebagai berikut:
Pekerjaan lebih cepat dan rapi
Penanganan informasi menjadi lebih mudah
Kesalahan-kesalahan dapat cepat diperbaiki
Bertambahnya kesempataan pekerjaan dalam bidang pemeliharaan peralatan
Waktu kerja menjadi lebih singkat
Pekerjaan menjadi lebih ringan
Pelayanan perkantoran lebih luwes
Penerapan otomatisasi perkantoran juga memiliki dampak negatif terhadap perusahaan, antara lain sebagai berikut.
Karyawan cenderung bergantung pada mesin (Machine-Minded)
Timbulnya masalah kesehatan
Berkurangnya interaksi dengan sesama karyawan
Berimplikasi pada perusahaan
Diperlukan waktu untuk beradaptasi dengan perubahan
Menimbulkan keresahan di pihak karyawan
Belum tersedianya software yang dibutuhkan
============================
F. APLIKASI OTOMATISASI
PERKANTORAN
============================
Sebagai penunjang berbagai macam jenis otomatisasi perkantoran di atas, ada beberapa aplikasi penunjangnya. Berikut beberapa aplikasi penunjang otomatisasi perkantoran.
1. Pengolahan Kata (Word Processing)
Pengolahan kata (word processing) adalah penggunaan peralatan elektronik otomatis yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik atau di cetak. Pengolahan kata memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk dapat berkomunikasi tertulis kepada orang lain lebih efektif.
2. Surat Elektronik (Electronic Mail/ E-mail)
Surat elektronik atau E-mail adalah proses pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Contohnya, G-mail, Y-mail, Hotmail, dan lain sebagainya.
3. Voice Mail
Voice mail hampir sama dengan electronic mail. Perbedaannya hanya ketika akan mengirimkan pesan, dengan mengucapkan pesan tersebut melalu telepon dan bukan mengetiknya, serta menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.
4. Transmisi Faximile (Fax)
Faximile atau Fax merupakan alat khusus yang dapat membaca dokumen dan mampu membuat salinannya sama seperti dokumen aslinya, dan saluran komunikasinya menggunakan saluran telepon biasa. Fax ini dapat berkontribusi dalam pemecahan masalah dengan membaca dokumen kepada orang lain tanpa mengenal letak dan kondisi geografis.
5. Konferensi Audio (Audio Conference)
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi, dengan menggunakan fasilitas komunikasi audio dua arah.
6. Konferensi Audio (Audio Conference)
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi, dengan menggunakan fasilitas komunikasi audio dua arah.
7. Konferensi Video (Video Conference)
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Karyawan dapat melakukan konferensi dengan melihat dan mendengar suara meskipun berbeda atau berjauhan lokasi pada saat konferensi berlangsung.
8. Konferensi Komputer (Computer Conference)
Penggunaan jaringan komputer sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini menggunakan hardware dan software berupa teleconferencing yang digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah untuk menukar informasi yang berada di kota yang berbeda atau berlainan.
9. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, menelaah kalender dengan menggunakan terminal keyboard. Aplikasi ini hanya dapat menyusun terjadinya komunikasi, bukan mengkomunikasikan informasi.
10. Video Text
Penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar komputer. Materi tekstual dapar berbentuk naratif atau tabulasi, dan disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
11. Image Storage and Retrieval
Digunakan oleh perusahaan yang mempunyai volume dokumen yang besar sehingga harus menyimpannya dalam file, sehingga informasi yang didapatkan kembali jika diperlukan. Image Storage and Retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika diperlukan untuk melihat kembali dokumen untuk tujuan pemahaman masalah yang ada sekarang.
12. Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
==========
SUMBER
==========
Endang, Sri, R, dkk. 2015. Pengantar Administrasi Perkantoran. Jakarta. Penerbit Erlangga.
Endang, Sri, R, dkk. 2019. Teknologi Perkantoran. Jakarta. Penerbit Erlangga.
Marsofiyati & Eryanto, Henry. 2014. Manajemen Perkantoran. Jakarta. LPP Press Universitas Negeri Jakarta.
Nasaruddin, H. 2019. Modul 3 Otomatisasi Perkantoran & Sarana dan Prasarana. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Pratama, Priyo, Candra. 2018. Teknologi Perkantoran. Bogor. Yudhistira.
Siswanto, Try, Agus. 2013. Otomatisasi Perkantoran 1. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan.
Commentaires