Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP)
Kelas X (Sepuluh)
====================================================
3.1 Memahami arsip dan kearsipan
4.1 Melakukan Pengelompokkan Arsip dan Kearsipan
====================================================
PETA KONSEP
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
A. PENGERTIAN NORMA, STANDAR,
PROSEDUR, DAN KAIDAH KEARSIPAN
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
1. Norma Kearsipan
Norma kearsipan adalah pedoman yang mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan kearsipan. Untuk itu diperlukan perangkat peraturan agar penyelenggaraan kearsipan dapat dilaksanakan dengan baik.
2. Standar Kearsipan
Standar kearsipan merupakan norma, aturan, atau persyaratan yang dijadikan acuan, yang biasanya berupa dokumen formal agar ada keseragaman dalam pelaksanaannya. Standar terbagi menjadi 2 (dua), yaitu Standar Yuridis dan Standar de facto. Standar Yuridis biasanya berbentuk perundang-undangan yang digunakan sebagai bahan rujukan dan mencakup wilayah yang luas, misalnya secara nasional, regional atau wilayah. Sementara itu, Standar de facto adalah standar yang dikembangkan secara sendiri-sendiri oleh perusahaan-perusahaan, yang biasanya berupa SOP (Standard Operating Procedure).
3. Prosedur Kearsipan
Prosedur kearsipan adalah metode atau tata cara untuk penyelenggaraan kegiatan di suatu instansi. Prosedur kearsipan merupakan suatu langkah kegiatan yang dilakukan dengan baik. Penanganan arsip mulai awal sampai akhir serta berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingaa akan memudahkan dalam penemuan kembali. Contoh prosedur dalam kearsipan: Cara penentuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) suatu arsip tertentu dan cara pemusnahan arsip.
4. Kaidah Kearsipan
Kaidah kearsipan adalah ketentuan yang mengatur segala bentuk pelaksanaan kearsipan yang bertujuan untuk mewujudkan tata kelola kearsipan secara prosedural dan sistematik.
Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, dalam penyelenggaraan kearsipan diperlukan norma atau kaidah, baik berupa peraturan perundangan maupun kebiasaan-kebiasaan yang dibuat oleh perusahaan dalam bentuk standar atau prosedur. Hal ini dilakukan agar penyelenggaraan kearsipan dapat dilakukan dengan baik sehingga tujuan kearsipan dapat tercapai.
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
B. PERATURAN PERUNDANGAN
KEARSIPAN
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Penyelenggaraan kearsipan, khususnya arsip yang berkaitan dengan penyelenggaraan kehidupan kebangsaa, perlu dijalankan dengan baik. Oleh karena itu, diperlukan peraturan kearsipan yang berlaku di Indonesia sejak tahun 1960 hingga sekarang.
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional.
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas-Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah.
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional Republik Indonesia.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
Surat Edaran Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip.
Surat Edaran Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip.
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis.
Undang-Undang Republik Indonesia 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Selain itu, ada aturan yang mengatur pengelolaan kearsipan standar nasional dan internasional, yang meliputi beberapa hal berikut:
ISO 15489-2001 tentang Record ManagementI
SNI 19-6962.1-2003 tentang Dokumentasi dan Informasi Manajemen Rekaman.
ISO 2004 tentang Metadata Record.
ICA Standard, yaitu ISAAD, ISAAR, ISDI, dan standar lainnya.
Dalam konteks internasional terdapat acuan dalam mengelola arsip dalam bentuk konvensi dan kaidah kearsipan internasional, yang meliputi beberapa hal berikut:
Konvensi Den Haag 1954 tentang Perlindungan Arsip dari konflik bersenjata dan perang.
Konvensi Wina 1983 tentang Pengaturan Arsip Pasca Kemerdekaan.
Asas-Asas di Bidang Kearsipan: Principle of Provenance dan Principle of Original Order.
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
C. PERANAN DAN TUJUAN
PENGELOLAAN KEARSIPAN
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
1. Peranan Kearsipan
Kearsipan memiliki peranan penting dalam suatu lembaga karena arsip sebagai data atau informasi yang dapat dipercaya. Berikut ini adalah peranan-peranan kearsipan:
Sebagai sumber informasi.
Sebagai pusat ingatan.
Sebagai dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
Sebagai alat pengawasan.
Sebagai bahan dan alat pembuktian yang autentik.
Sebagai barometer kegiatan organisasi.
2. Tujuan Pengelolaan Kearsipan
Untuk menjamin keselamatan arsip, perlu dikelola dengan baik. Berikut ini adalah tujuan pengelolaan kearsipan.
Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan .
Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.
Untuk menghemat tempat penyimpanan.
Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
Untuk menjaga kelestarian arsip.
Untuk menyelamatkan pertanggungjawaban mengenai perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
D. ORGANISASI KEARSIPAN
::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, kearsipan terdiri atas beberapa organisasi. Berikut ini adalah jenis-jenis organiasi dalam kearsipan.
1. Unit Kearsipan Pada Pencipta Arsip
Unit kearsipan ini wajib dibentuk oleh setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, Badan Usaha Milik Negara (BUMN), dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD). Berikut ini adalah fungsi tugas unit kearsipan pada pencipta arsip.
Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah dilingkungannya.
Melaksanakan pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi.
Melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya.
Melaksanakan penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
2. Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan merupakan salah satu jenis organisasi kearsipan. Lembaga kearsipan terbagi menjadi berbagai jenis organisasi, antara lain:
ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), merupakan lembaga pemerintahan nondepartemen yang mengurusi kearsipan dan bertanggungjawab langsung kepada Presiden. ANRI memiliki tugas, yaitu: 1) Mengelola arsip statis yang berskala nasional, yang diterima dari lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. 2) Melaksanakan pembinaan kearsipan secara nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupataen/ kota, dan arsip perguruan tinggi.
Arsip Daerah Provinsi, merupakan unsur penunjang pemerintah daerah di bidang kearsipan. Arsip daerah provinsi memiliki tugas, yaitu: 1) Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari Satuan Serja Perangkat Daerah (SKPD) dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi, lembaga negara di daerah, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan. 2) Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun, yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi. 3) Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip kabupaten/ kota.
Arsip Daerah Kabupaten, merupakan unsur penunjang pemerintah daerah, khususnya kabupaten di bidang kearsipan. Arsip daerah kabupaten memiliki tugas, yaitu: 1) Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/ kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/ kota, desa, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. 2) Mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun, yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/ kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/ kota.
Arsip Perguruan Tinggi, merupakan organisasi yang mengatur pengelolaan arsip di perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi memiliki tugas, yaitu: 1) Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja perguruan tinggi dan civitas academica di lingkungan perguruan tinggi. 2) Melaksanakan pengelolaan inaktif yang emiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun, yang berasal dari satuan kerja dan civitas academica di lingkungan perguruan tinggi. 3) Melaksanakan pembinaan kearsipan di lingkungan perguran tinggi yang bersangkutan.
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
E. MASALAH POKOK KEARSIPAN
DAN CARA PEMECAHANNYA
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
1. Masalah Pokok Kearsipan
Masalah kearsipan sering kali muncul dikarenakan oleh berbagai hal. Masalah-masalah itu tidak jarang menjadi penghambat dalam penyelesaian kegiatan korespondensi di lingkungan kantor. Berikut ini adalah beberapa masalah yang pada umumnya dihadapi perusahaan/ instansi, baik pemerintahan maupun swasta.
Arsip tidak ditemukan dengan cepat apabila dibutuhkan.
Arsip yang dipinjam sering kali tidak dikembalikan.
Arsip hilang.
Arsip rusak.
Arsip setiap hari selalu bertambah tanpa adanya penyusutan.
Pegawai arsip yang tidak terlatih.
Tidak ada tata kerja atau prosedur kearsipan tertentu.
Peralatan arsip yang tidak mengikuti perkembangan zaman (tidak up to date).
2. Cara Pemecahan Masalah Pokok Kearsipan
Masalah-masalah di atas dapat dihindari selama ada upaya yang dijalankan secara konsisten dan komitmen dari semua pihak, mulai dari pemimpin tertinggi hingga pegawai terendah. Berikut ini adalah beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut.
Menggunakan sistem penyimpanan yang tepat.
Membuat pengaturan prosedur penyimpanan.
Mengadakan pengawasan/ kontrol dan pengendalian yang ketat.
Mengadakan perawatan dan pencegahan kerusakan secara rutin.
Menyediakan fasilitas atau peralatan kearsipan yang memenuhi standar dan mengikuti perkembangan zaman.
Memprluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada.
Melatih kompetensi petugas kearsipan.
Mengadakan penyusutan arsip.
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
F. SYARAT-SYARAT
PEGAWAI ARSIP
:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Penyelenggaraan arsip yang baik tidak hanya ditentukan oleh peralatannya yang serba canggih dan pemilihan sistem penyimpanannya yang tepat saja. Hal yang lebih penting lagi adalah pengelolaan arsip tersebut karean tiap orang mempunyai bakat dan kemampuan yang berbeda. Itulah sebabnya tidak semua orang yang berbakat memilik kemampuan dan keterampilan untuk mengelola arsip dengan baik.
Secara umum, orang yang bekerja di bidang kearsipan disebut arsiparis. Sementara itu, Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, yang dimaksud dengan arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan, serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan kearsipan.
Syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang arsiparis adalah sebagai berikut:
1. Syarat Pengetahuan, yaitu:
Berpendidikan minimal Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
Mempunyai pemahaman yang luas mengenai bidang kearsipan pada khususnya dan administrasi pada umumnya
2. Syarat Keterampilan, yaitu terampil dalam bekerja di bidang kearsipan.
3. Syarat Kepribadian, yaitu:
Sikap yang mencerminkan individu yang disiplin, jujur, ramah, dan bertanggungjawab.
Sikap profesional dalam bekerja.
4. Kreatif, yaitu memiliki kemampuan kreatif yang dapat menunjang tugasnya di bidang kearsipan.
SUMBER:
UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Pramono, Joko. 2019. Kearsipan. Yogyakarta. Penerbit ANDI.
Endang, Sri, R, dkk. 2018.. Kearsipan. Jakarta. Penerbit Erlangga.
Susmanto, Daryo. 2018. Kearsipan. Bogor. Yudhistira.
Ratnawati, Reny, dkk. 2016. SPM Administrasi Perkantoran. Penerbit Erlangga. Jakarta.
Endang, Sri, R, dkk. 2009. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan.
Comments