-- Elemen --
Sistem Informasi dan Komunikasi Organisasi
-- Tujuan Pembelajaran --
Peserta didik mampu menerapkan dasar-dasar komunikasi lisan dan tulisan dengan sistematis dan bernalar kritis
-- Materi Pembelajaran --
A. Komunikasi Lisan
1. Pengertian
Komunikasi lisan dapat berupa pembahasan mengenai proses pekerjaan, rapat kelompok, presentasi, pidato formal, dan obrolan santai sesama karyawan.
Kelebihan komunikasi lisan adalah menimbulkan timbal balik secara langsung, memberikan penjelasan yang lebih rinci dan jelas memperlihatkan ekspresi dan intonasi kata yang diucapkan, serta menimbulkan partisipasi atau tanggapan dari komunikasi.
Kekurangan komunikasi lisan adalah memerlukan adaptasi atau penyesuaian kondisi dan situasi terlebih dahulu, serta memerlukan uraian dan penjelasan yang lebih detail, serta sulit untuk didokumentasikan tanpa bantuan alat perekam.
2. Hal - Hal Yang Perlu Diperhatikan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan gaya bicara ketika melakukan komunikasi lisan antara lain sebagai berikut:
Berbicara dengan jelas (clear). Gunakan volume suara yang tidak terlalu kecil sehingga mudah di dengar dan diucapkan kata per kata (artikulasi) dengan jelas agar mudah dipahami.
Berbicara sambil tersenyum (smile). Senyuman akan menimbulkan kesan ramah sehingga lawan berbicara merasa nyaman dan dihargai keberadaannya.
Berbicara dengan santi (relax). Perkataan yang terburu-buru akan membuat lawan bicara sulit memahami informasi yang diterima, berbicaralah dengan santai dan penuh percaya diri.
Berbicara dengan sopan (polite). Gunakan tutur kata yang sopan dan fokuskan perhatian pada lawan bicara ketika berkomunikasi, hindari melakukan aktivitas-aktivitas lain yang mengganggu.
Berbicara secara interaktif (interactive). Salah satu pihak tidak boleh terlalu mendominasi pembicaraan, lawan bicara harus diberikan kesempatan untuk merespon.
3. Jenis - Jenis Komunikasi Lisan
a. Menurut Cara Penyampaian
Menurut cara penyampaiannya, komunikasi lisan dibagi menjadi komunikasi langsung dan komunikasi tidak langsung. Komunikasi langsung adalah komunikasi yang terjadi ketika komunikator bertemu secara langsung (tatap muka) dengan komunikan, yang tidak dibatasi oleh jarak, dapat dilakukan di mana saja, kapan saja, dan oleh siapa saja.
Komunikasi tidak langsung adalah komunikasi yang penyampain pesan secara lisan yang dilakukan tanpa bertemu dengan komunikan secara langsung. Contohnya komunikasi melalui telepon atau video.
b. Menurut Jumlah Lawan Bicara
Dari sudut lawan bicara, komunikasi dibagi menjadi komunikasi pribadi dan komunikasi umum. Komunikasi pribadi (satu lawan satu) adalah komunikasi yang dilakukan secara langsung atau tidak langsung oleh dua orang saja, masing-masing bertindak sebagai komunikator, seperti wawancara.
Komunikasi umum merupakan komunikasi dengan kriteria satu lawan banyak, banyak lawan satu, dan banyak lawan banyak. Komunikasi satu lawan banyak adalah komunikasi yang dilakukan oleh seseorang dengan sekelompok orang (lebih dari satu), seperti berpidato, guru mengajar di kelas, atau konferensi.
Komunikasi banyak lawan satu adalah komunikasi yang dilakukan oleh banyak orang dengan satu orang, seperti tim jaksa/hakim/pembela kepada seorang terdakwa.
Komunikasi banyak lawan banyak adalah komunikasi yang dilakukan antar organisasi atau antar lembaga.
B. Komunikasi Tulisan
1. Pengertian
Komunikasi tulisan merupakan komunikasi yang informasinya disampaikan melalui tulisan, dapat berupa catatan, memo, laporan, atau pesan.
Kelebihan komunikasi tertulis adalah memuat informasi yang lebih kompleks dan detail, menggunakan bahasa yang tepat karena isi pesan telah dipikirkan secara mendalam sebelum disampaikan, tidak mudah disalahpahami atau ditafsirkan berbeda, dapat dijadikan bukti untuk referensi di masa yang akan datang, dan disebarkan dengan mudah.
Kekurangan komunikasi tertulis adalah membutuhkan waktu yang cukup lama dalam menyampaikan informasi, tidak memungkinkan komunikator menerima tanggapan langsung dari komunikan, kerahasiaan pesan tidak dapat dipertahankan dengan mudah karena memiliki bentuk yang jelas, dan adanya keterbatasan kata untuk memvisualisasi perasaan atau ekspresi dari komunikator.
2. Prinsip - Prinsip
Terdapat beberapa prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunikasi tertulis antara lain sebagai berikut.
Kelengkapan (completeness), artinya komunikator harus memberikan pesan yang lengkap kepada komunikan agar daat menghindari terjadinya kesalahpahaman.
Keringkasan (conciseness), artinya pesan ditulis secara ringkas dan tidak memuat banyak pengulangan kata atau tidak berlebihan kata.
Pertimbangan (consideration), artinya komunikator harus benar-benar menyiapkan apa yang akan ditulis dan berusaha memahami keinginan atau masalah yang dihadapi komunikan.
Kekonkretan (concreteness), artinya pesan harus menggunakan fakta-fakta dan data-data yang spesifik serta menggunakan kalimat aktif.
Kejelasan (clarity), artinya pesan yang disampaikan harus benar-benar jelas dan dapat dimengerti oleh pembacanya, serta hindari pengunaan kata asing atau kata yang belum familiar.
Kesopanan (courtesy), artinya komunikasi harus dilakukan secara sopan tanpa menyinggung perasaan pihak-pihak yang terlibat.
Kebenaran (correctness), artinya pesan yang disampaikan harus bebas dari kesalahan tata bahasa, harus memastikan kebenaran informasi sebelum menyampaikan pesan.
-- Sumber --
Gunadi, M. 2023. Dasar-Dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis.
Bogor. Yudhistira.
Rahayu Sri Endang & Mulyani Sri. 2023. Dasar-Dasar Manajemen Perkantoran
dan Layanan Bisnis untuk SMK/MAK Kelas X Volume 2. Jakarta.
Penerbit Erlangga.
Comentários